Họp báo là sự kiện mang đậm tính chất báo chí truyền thông nên sức lan tỏa của nó sẽ rất lớn và kéo theo đó là công tác chuẩn bị cũng hết sức công phu. Sau đây là 8 bước cơ bản trong quy trình tổ chức một buổi họp báo chuyên nghiệp:

3.1 Xác định mục đích & mục tiêu của sự kiện họp báo
Việc xác định mục đích của sự kiện họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông sẽ được truyền tải qua buổi họp báo đó. Thêm vào đó, mục tiêu của buổi họp báo cũng phải được xác định một cách rõ ràng, chi tiết. Như vậy, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.

Ví dụ: Bạn cần xác định số lượng cơ quan báo chí sẽ tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông tin thông qua họp báo như thế nào…

Quy trình tổ chức họp báo

3.2 Xác định thời gian, thời lượng của buổi họp báo
Thời gian tốt nhất nên tổ chức sự kiện họp báo là vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ hoặc Tết. Bởi, nếu sự kiện được diễn ra vào buổi sáng thì các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc. Điều này sẽ đảm bảo tính thời sự và tin tức nóng hổi của sự kiện. Còn về mặt tâm lý, các nhà báo, phóng viên sẽ thích dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư của họ.

Hơn nữa, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về thời lượng diễn ra chương trình họp báo. Một buổi họp dài dễ dẫn đến sự lan man, mỏi mệt nhưng nếu quá ngắn sẽ khiến khách mời tham gia không nắm bắt hết được các nội dung, thông điệp. Thời lượng hợp lý của một buổi họp báo thường kéo dài từ 90 đến 120 phút.



3.3 Lựa chọn địa điểm sẽ tổ chức buổi họp báo
Sự kiện họp báo nên được tổ chức ở những địa điểm trang trọng và rộng rãi. Vậy nên trung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở các khách sạn sẽ là những địa điểm rất phù hợp. Những không gian này có thể bảo đảm chất lượng âm thanh, ánh sáng cần thiết và đảm bảo tốt về an ninh. Ngoài ra, những địa điểm như vậy cũng dễ dàng tìm kiếm, tạo sự thuận lợi cho việc tiếp cận và thu hút công chúng.
https://anmedia.vn/dich-vu/to-chuc-l...-bat-dong-san/
3.4 Lên danh sách khách mời của buổi sự kiện họp báo
Việc lựa chọn các cơ quan báo chí nào sẽ tham gia phải tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời tham gia, doanh nghiệp cần tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận khách mời tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham gia càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút.

3.5 Xây dựng nội dung kịch bản của buổi họp báo
Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách mời. Lựa chọn MC cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố. Hơn nữa, MC phải có sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra tại sự kiện.

3.6 Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp và bài bản. Có rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép tổ chức mà dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.



3.7 Setup địa điểm họp báo và tổng duyệt trước sự kiện
Trước, trong và sau khi sự kiện được diễn ra thì ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về các khâu kỹ thuật, đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời sửa chữa, khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

3.8 Tiến hành tổ chức buổi họp báo
Sau khi buổi họp báo được diễn ra, Ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm. Đồng thời, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến các khách mời và cơ quan thông tấn báo chí đã đến tham gia sự kiện. Cuối cùng, theo dõi lịch trình phát sóng, các bài đăng để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan theo dõi.
AN Media