Với loại kệ tủ đựng hồ sơ ở các văn phòng công ty cùng một loại kích thước phổ biến. Bạn có thể bố trí chúng ở một góc hay một khu vực trống trãi nào đó. Nếu với khối lượng hồ sơ không quá nhiều bạn cũng có thể thiết kế loại kệ lưu trữ hồ sơ chuyên đựng các hồ sơ và treo chúng lên trên cao để có thể tiết kiệm diện tích.
Với một chiếc tủ kệ đựng hồ sơ sẽ là mọi giải pháp tốt cho các nhu cầu giải quyết lưu trữ hồ sơ nhằm tiết kiệm không gian làm việc. Các tủ đựng hồ sơ với thiết kệ nhiều tầng hướng lên cao sẽ tận dụng được tốt các khoảng không gian phía trên và giảm được không gian chiều ngang cho văn phòng. Nhưng điều quan trọng không kém đó chính là tận dụng tốt và có thể chứa nhiều số lượng hồ sơ vào kệ. Và bài viết sau chúng tôi sẽ đưa ra các cách hướng dẫn bạn sắp xếp hồ sơ sao cho hiệu quả trong quá trình làm việc.


Sau đây là 5 cách sắp xếp hồ sơ sao cho có hiệu quả trong công việc:
Tùy không gian văn phòng công ty và các loại hình , tính chất công việc mà cách sắp xếp có thể khác nhau.
1. Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo một mẫu số và theo thời gian :
Hãy sắp xếp các hồ sơ của bạn theo các mốc thời gian , chúng ta hãy lưu các ghi chú thời gian vào các hồ sơ cần lưu trữ và sắp xếp chúng ngay ngắn trong các kệ lưu trữ hồ sơ . Hãy tự tạo những con số riêng biệt cho mình và chúng phải tuân thủ theo các nguyên tắc nhất định, nhằm giúp bạn có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết và cần đến.
2. Sắp xếp các tập hồ sơ theo vần chữ cái tên của khách hàng:
Một công ty với các hồ sơ mang tên cá nhân thì bạn nên chọn giải pháp này của chúng tôi. Hãy chia chúng thành các nhóm nhỏ và sắp xếp chúng theo các thứ tự chữ cái trên các kệ lưu trữ hồ sơ Khi bạn tìm kiếm tên khách hàng thì bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm đúng tên của khách hàng nhờ thứ tự của các chữ cái. Nhưng nhược điểm đối với các khách hàng có họ tên trùng nhau thì sẽ gây ra lầm lẫn. Nhưng trường hợp đó cũng không quá cao.


3. Hãy hướng các tài liệu theo một chủ đề nhất định :
Đối với nhiều công ty có các hồ sơ theo các chủ đề riêng biệt như các chủ đề sau : thiết kế web, bất động sản hay nội thất. Mỗi chủ đề sẽ được chúng ta chọn chúng vào 1 nhóm cùng chủ đề. Và mội tiêu đề chúng ta sẽ di chuyển chúng và phân loại ở những khu vực khác nhau. Điều đó giúp bạn biết ngay chỗ mình đang cần tìm 1 cách dễ dàng.
4. Sắp xếp hồ sơ theo các phòng ban quản lý :
Một công ty có thể có rất nhiều phòng ban làm việc, với cách sắp xếp hồ sơ theo kiểu này, bạn sẽ giảm bớt một số lượng đáng kể của các phòng ban khác và mình thì không cần sử dụng đến chúng. Tất cả hãy chia ra theo từm nhóm nhỏ để có thể dễ dàng quản lý. Chúng sẽ giúp ít khá nhiều cho bạn.
5. Sắp xếp hồ sơ chứng từ theo từng địa phương khác nhau :
Đối với các hợp đồng khách hành trên toàn quốc thì bạn nên phân chia chúng theo từng địa lý một cách rõ rệt, khách hàng ở khu vực tỉnh nào thì bạn nên sắp xếp khách hàng theo khu vực tỉnh ấy. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng quản lý hơn cả.
Quý khách đặt hàng trong nội thành HCM sẽ được chúng tôi hỗ trợ giao hàng và lắp đặt miễn phí.
CTY TNHH SX VÀ TM TRUNG THÀNH
☎️ 0904146644 - 0986213714 - 0904268232
Website: http://cokhitrungthanh.com/ : https://kesatvlo.com.vn/
Email: samnguyen.kd@gmail.com
???? TRỤ SỞ : A75/6 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. HCM