Để thực hiện một event được diễn ra hoàn hảo là một việc không hề đơn giản một chút nào. Nó đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị tốt. Bạn nên xây dựng một kế hoạch về thời gian cũng như là địa điểm thực hiện hoàn hảo. Nhưng có một điều bạn cần lưu ý đó là khách mời, những người rất quan trọng cho sự hoàn hảo của sự kiện. nếu như bạn phục vụ không chu đáo sẽ làm ảnh hướng đến thái độ của khách mời đối với event.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

1. Liệt kê danh sách khách mời và khu vực đón tiếp.

Việc bạn cần làm đầu tiên là có một bản danh sách càng đầy đủ, chi tiết về khách hàng. Điều này giúp đỡ bạn có thể chủ động trong công việc kiểm soát khách mời nhất là cho 5 bữa tiệc có liên quan đến dịch vụ ăn uống. nên giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu đáo, luôn phải chuẩn bị khá nhiều bản danh sách dự phòng hay là linh động có theo công cụ hỗ trợ gần khu vực thực hiện event (laptop, máy in…).

cần có ít nhất hai bàn để song song đón tiếp khách, giảm ách tắc tại khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh sự kiện. Do tính chất tùy event, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ - khách mời bên ngoài, khách nên sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …

2. Phân chia công việc, vị trí cho nhân sự

Đối với các event lớn, thực hiện ngoài trời hay có lượng người tham gia cao (bóng đá, liveshow, đua xe công thức 1…), ban tổ chức phải tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi event chưa bắt đầu. cần có biện pháp nhanh chóng xử lý đa số phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn.

to chuc le khai truong


một số. Đưa bản kế hoạch đón tiếp cho khách mời xem trước

Vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách hàng là vô cùng chủ yếu. Có 4 khách hàng sẽ cung cấp thêm danh sách và để cho agency chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có một số khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách - trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để update khách mời là rất chủ yếu bởi có đa số vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình. Là một người làm sự kiện chuyên nghiệp, nếu như bạn không biết 4 vị giữ vai trò chủ yếu đã đến chưa và mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương trình của bạn. hay là khi gần tới giờ diễn ra sự kiện, 4 khách hàng bị rối lên nguyên nhân vì không quen với công việc này sẽ phó mặc cho bạn, bởi lẽ vậy, hãy lường trước đa số sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp đỡ họ có sự chuẩn bị hoàn chỉnh hơn.