Việc tổ chức sự kiện ở một tỉnh sẽ mang lại nhiều áp lực không ít bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả các người làm event khá nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp đỡ bạn chuẩn bị tốt hơn cho những sự kiện tại một tỉnh nào đó.

to chuc su kien tong ket cuoi nam



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách thức làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với những khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải các khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều phổ biến ở đa số khách sạn tại thành phố nhỏ..

Nếu bạn thực hiện một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát các điểm chủ yếu hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, nguyên nhân vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của những khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hoặc là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hay là trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến tương đối nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Thường thì đa số đơn vị phụ trách đa số hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có các điều chỉnh kịp thời. Bạn nên lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp thêm âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.