Trong việc lựa chọn đa số agency cung cấp thêm dịch vụ quảng bá, event thì vấn đề chi phí là một trong 6 vấn đề hàng đầu, và nhất là trong tình hình chi phí quảng cáo của doanh nghiệp dường như bị cắt giảm tối đa.

Tuy nhiên, một điều dường như nghịch lý là chi phí tiết kiệm nhưng nên có hiệu quả tối đa, đây là yêu cầu hầu như của tất cả 4 khách hàng, phải đây chính là một thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Do đó, ngoài việc bạn chuyên nghiệp, thì bạn còn phải chứng minh cho khách hàng của bản thân thấy được rằng bản thân có 5 giải pháp cực kỳ hiệu quả để kiểm soát và tiết kiệm tối đa chi phí và do đó, chính bạn mới là người mới có thể cung cấp cho khách hàng 3 gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tối ưu. Bạn có thể làm được điều đó hay không? Tôi sẽ cho bạn nhiều “gợi mở”.

Trước hết, hãy cùng xem lại 5 khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện.

Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực ( hay còn gọi là real cost), hide cost hay được biết đến tên gọi là chi phí ngầm và cuối cùng là chi phí quản lý rủi ro (management fee) – hay gọi là phí dịch vụ.

Chi phí thực (RC) là gì: đây là chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí bạn thuê nhân công, mua các nguyên vật liệu để sản xuất ra các trang thiết bị

Chi phí ngầm (HC) thì sao: nó là một vài khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, và đặc biệt đó là chi phí cơ hội. Và đây là một là loại chi phí mà bạn sẽ rất khó để có thể giải thích với khách hàng.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Chi phí quản lý (MF): Đây là chi phí kiểm soá trong toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, và triển khai thực hiện event. Nó là một khoản tiền để bạn sử dụng cho việc khắc phục một số sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng mà bạn đã thỏa thuận trước đó.

Mức chi phí quản lý thường dao động từ những-10%, cá biệt có một số sự kiện mà bạn phải chi từ 15-25% tổng giá trị hợp đồng.

(*) Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

Dựa trên công thức tính giá thành sản phẩm dịch vụ, hãy cung cấp thêm cho khách hàng một giải pháp tiết kiệm tổng thể bằng cách thức:

1. Xác định một phương pháp rõ ràng kế hoạch cũng như là nhu cầu của khách hàng

2. Hãy nhớ xây dựng và kiểm soát thật chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

3. Tận dụng năng lực sẵn có một cách thức tối đa liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

đa số. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai event

6. Đảm bảo đúng tiến độ thực hiện

to chuc su kien tong ket cuoi nam

những. Xã hội hoá và kết hợp một số mục đích trong cùng một sự kiện

7. Tận dụng lao động thời vụ – ví dụ như các cộng tác viên, thực tập viên

8. Chuyên gia quản lý sự kiện nên là người có năng lực và có tâm