Việc xác định quy mô của sự kiện đều phụ thuộc vào việc xác định ngân sách tổ chức sự kiện. Nếu muốn event được thực hiện hoàn hảo và đạt hiệu quả thì bắt buộc người tổ chức sự kiện cần phải có một bản kế hoạch dự trù ngân sách riêng. Vậy để dự trù ngân sách thì người tổ chức sự kiện cần phải làm gì? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết dưới đây.

Nắm bắt rõ những nội dung liên quan tới event

Việc nắm rõ nội dung, kế hoạch của event không các giúp bạn xác định các việc bạn cần làm tại event đó. Nếu như bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một số hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Lên kế hoạch chi tiêu chi tiết

Việc này hỗ trợ bạn có thể xác định được số lượng, chất lượng và chi phí cần cho sự kiện. Tùy loại hình event và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp thêm để lấy giá cho chính xác. Đối với các người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện event, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi gì bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ, tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn bởi vì các sự kiện thường giống nhau ở một vài hạng mục.

Tham khảo ý kiến từ những người đi trước

Bạn hãy thử đưa các người có kinh nghiệm thực hiện event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Cũng bởi sự thiếu kinh nghiệm về sự kiện của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó. Có thể có những sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách.

tổ chức lễ khai trương

Người ta có câu "Liệu cơm gắp mắm", nếu như ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ các hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. Một sự kiện có thể sẽ phát sinh các điều chúng ta không lường trước được chính tại vì thế cần phải có sự tính toán cho từng sự kiện.